ChatGPT Go w firmie – praktyczny przewodnik po możliwościach AI

Sztuczna inteligencja nie musi być drogim systemem wdrażanym przez dział IT. W wielu firmach pierwszym krokiem może być po prostu ChatGPT Go – niedroga wersja ChatGPT, która daje pracownikowi dostęp do znacznie większej liczby funkcji niż plan bezpłatny.

ChatGPT Go może pełnić rolę uniwersalnego asystenta pracownika: pomagać pisać, analizować dokumenty, porządkować informacje, przygotowywać zestawienia, pracować z danymi, tworzyć grafiki, wyszukiwać informacje i wspierać podejmowanie decyzji.

Nie oznacza to jednak, że firma powinna oddać AI pełną kontrolę nad swoimi procesami. Największą wartość daje wykorzystanie ChatGPT jako narzędzia wspomagającego człowieka – szczególnie tam, gdzie pracownik codziennie wykonuje powtarzalne zadania związane z tekstem, informacją, dokumentami i analizą.

1. Co daje firmie ChatGPT Go?

ChatGPT Go zapewnia wszystko, co dostępne jest w planie Free, ale z wyższymi limitami korzystania z wybranych funkcji. Obejmuje m.in. większy dostęp do przesyłania plików, generowania obrazów i zaawansowanej analizy danych oraz dłuższą pamięć i kontekst. Plan daje również dostęp do projektów i zadań, a także możliwość korzystania z dostępnych niestandardowych GPT. (Centrum Pomocy OpenAI)

W praktyce oznacza to, że pracownik może mieć w jednym miejscu narzędzie do:

• pisania i redagowania,

• analizy dokumentów,

• pracy z arkuszami kalkulacyjnymi,

• analizy danych,

• przygotowywania raportów,

• tworzenia prezentacji i materiałów,

• generowania grafik,

• tłumaczenia,

• wyszukiwania informacji,

• porządkowania wiedzy,

• rozwiązywania problemów,

• przygotowywania pomysłów i wariantów działania.

To właśnie połączenie tych możliwości jest ważniejsze niż pojedyncza funkcja.

2. ChatGPT jako asystent przedsiębiorcy

Przedsiębiorca może rozpocząć dzień od przekazania ChatGPT kilku informacji:

„Oto moje najważniejsze zadania na dziś. Uporządkuj je według ważności, wskaż rzeczy, które mogę delegować i przygotuj plan działania.”

AI nie wykonuje za niego decyzji, ale może bardzo szybko uporządkować sytuację.

Może również przygotować:

• listę priorytetów,

• plan spotkania,

• pytania do kontrahenta,

• listę rzeczy do sprawdzenia przed podpisaniem umowy,

• warianty rozwiązania problemu,

• analizę „za i przeciw”,

• listę ryzyk,

• propozycję kolejnych kroków.

Dzięki temu przedsiębiorca może wykorzystać AI jako partnera do myślenia, a nie tylko generator tekstu.

3. Pisanie – od pierwszego pomysłu do gotowego materiału

Jednym z najprostszych zastosowań jest przygotowywanie tekstów.

ChatGPT może stworzyć pierwszą wersję:

• oferty handlowej,

• wiadomości e-mail,

• odpowiedzi klientowi,

• opisu produktu,

• artykułu,

• wpisu na LinkedIn,

• posta do mediów społecznościowych,

• instrukcji dla pracowników,

• ogłoszenia,

• FAQ,

• scenariusza rozmowy handlowej.

Ale warto stosować inną zasadę niż:

„Napisz mi ofertę.”

Znacznie lepsze polecenie brzmi:

„Jesteśmy firmą instalującą klimatyzację. Przygotuj ofertę dla właściciela małej restauracji. Oferta ma być konkretna, bez języka technicznego. Podkreśl komfort klientów, zużycie energii i łatwy serwis. Maksymalnie jedna strona.”

Im więcej istotnego kontekstu dostanie AI, tym bardziej użyteczny będzie rezultat.

ChatGPT może następnie wykonać kolejne zadania:

„Skróć o 30%.”

„Zrób wersję bardziej przekonującą.”

„Usuń język marketingowy.”

„Przygotuj wersję dla klienta, który porównuje trzy oferty.”

To oznacza, że pracownik nie musi za każdym razem zaczynać od zera.

4. Analiza dokumentów

To jedno z ciekawszych zastosowań ChatGPT Go.

Użytkownik może przesłać dokument i poprosić o jego analizę. Go zapewnia rozszerzony dostęp do przesyłania plików, w tym dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych. (Centrum Pomocy OpenAI)

Przykładowo firma może wykorzystać AI do analizy:

• ofert dostawców,

• regulaminów,

• instrukcji,

• specyfikacji,

• raportów,

• ankiet klientów,

• dokumentacji produktów,

• materiałów szkoleniowych,

• tabel z wynikami sprzedaży.

Przykładowe polecenie:

„Przeanalizuj tę ofertę dostawcy. Wypisz cenę, zakres usług, terminy, warunki płatności, obowiązki naszej firmy i potencjalne ryzyka. Na końcu przygotuj 10 pytań, które powinniśmy zadać przed podpisaniem umowy.”

To nie zastępuje prawnika czy eksperta. Pozwala jednak szybciej przygotować materiał do dalszej analizy.

5. Praca z arkuszami i danymi

ChatGPT Go ma również dostęp do rozszerzonej analizy danych. (Centrum Pomocy OpenAI)

Firma może więc przekazać mu arkusz zawierający np. sprzedaż z ostatnich 12 miesięcy i zapytać:

„Znajdź produkty, których sprzedaż spada.”

„Porównaj wyniki handlowców.”

„Wskaż miesiące z największym odchyleniem.”

„Znajdź klientów, którzy kupowali regularnie, ale przestali kupować.”

„Przygotuj podsumowanie dla właściciela firmy.”

„Zrób wykres pokazujący sprzedaż według miesięcy.”

To szczególnie interesujące dla małych przedsiębiorstw, które nie mają własnego analityka danych.

AI może być pierwszą warstwą analityczną między pracownikiem a arkuszem.

6. Sprzedaż i obsługa klienta

ChatGPT może pomóc handlowcowi przygotować się do rozmowy z klientem.

Pracownik może przekazać informacje o kliencie i poprosić:

„Przygotuj plan rozmowy z tym klientem. Wskaż jego możliwe potrzeby, pytania, które powinienem zadać, oraz trzy argumenty przemawiające za naszym rozwiązaniem.”

Może również analizować wcześniejszą korespondencję i przygotować:

• podsumowanie sytuacji,

• najważniejsze problemy klienta,

• listę otwartych tematów,

• propozycję odpowiedzi,

• kolejne kroki.

W obsłudze klienta AI może pomagać tworzyć odpowiedzi na często powtarzające się pytania.

Pracownik nadal podejmuje decyzję, czy i w jakiej formie odpowiedź zostanie wysłana.

7. Marketing

Marketing jest jednym z obszarów, w których możliwości ChatGPT są szczególnie szerokie.

AI może pomagać przygotować:

Strategię

• grupy docelowe,

• propozycje komunikatów,

• pomysły na kampanie,

• kalendarz publikacji.

Treści

• artykuły,

• newslettery,

• posty,

• reklamy,

• opisy produktów,

• scenariusze filmów.

Analizy

• porównanie komunikatów konkurencji,

• analiza opinii klientów,

• wyszukiwanie powtarzających się problemów,

• grupowanie odpowiedzi ankietowych.

Może również tworzyć grafiki, a plan Go zapewnia rozszerzony dostęp do generowania obrazów. (Centrum Pomocy OpenAI)

8. HR i praca z pracownikami

ChatGPT może być pomocny także w działaniach kadrowych.

Przykładowe zastosowania:

• przygotowanie ogłoszenia rekrutacyjnego,

• stworzenie listy pytań na rozmowę,

• przygotowanie programu wdrożenia nowego pracownika,

• stworzenie instrukcji stanowiskowej,

• przygotowanie materiałów szkoleniowych,

• uporządkowanie ankiety pracowniczej,

• przygotowanie scenariusza rozmowy okresowej.

Przykład:

„Na podstawie tego opisu stanowiska przygotuj 20 pytań rekrutacyjnych. Podziel je na pytania dotyczące doświadczenia, wiedzy, sposobu rozwiązywania problemów i współpracy z zespołem.”

9. Tworzenie firmowej wiedzy

Bardzo ciekawe zastosowanie pojawia się wtedy, gdy firma zaczyna gromadzić własne materiały.

Można stworzyć projekt dotyczący konkretnego obszaru, np.:

„Sprzedaż firmy ABC”

i pracować w nim z odpowiednimi materiałami.

Projekty mogą przechowywać rozmowy, pliki i instrukcje, dzięki czemu można wracać do pracy bez rozpoczynania wszystkiego od początku. OpenAI wskazuje również na możliwość współdzielenia projektów; w przypadku Go współdzielony projekt może obejmować do 25 plików i 10 współpracowników, zgodnie z obecnymi limitami. (Centrum Pomocy OpenAI)

Można więc zbudować np.:

• projekt „Marketing”,

• projekt „Sprzedaż”,

• projekt „Obsługa klienta”,

• projekt „Produkt X”,

• projekt „Instrukcje dla pracowników”.

To zaczyna przypominać firmowego asystenta wiedzy.

10. AI może analizować sposób działania firmy

Największa wartość nie musi polegać na tym, że AI napisze pracownikowi e-mail.

Znacznie ciekawsze jest pytanie:

„Gdzie w naszej firmie AI może zmienić sposób wykonywania pracy?”

Firma może przeanalizować kolejne procesy:

1. pozyskanie klienta,

2. przygotowanie oferty,

3. sprzedaż,

4. realizację zamówienia,

5. fakturowanie,

6. obsługę klienta,

7. reklamację,

8. marketing,

9. raportowanie.

Przy każdym procesie można zapytać:

„Które czynności są powtarzalne?”

„Które wymagają czytania dużej ilości informacji?”

„Które polegają na tworzeniu tekstu?”

„Które można częściowo zautomatyzować?”

„Gdzie człowiek powinien pozostać odpowiedzialny za decyzję?”

W ten sposób ChatGPT staje się narzędziem analizy procesów biznesowych.

11. Jak firmy powinny wdrażać ChatGPT?

Największym błędem jest zakup kilku subskrypcji i powiedzenie pracownikom:

„Od dzisiaj używamy AI.”

Lepszy jest mały eksperyment.

Etap 1 – wybierz jeden proces

Na przykład:

przygotowywanie ofert.

Etap 2 – wybierz jednego lub kilku pracowników

Nie trzeba od razu szkolić całej firmy.

Etap 3 – określ wynik

Np.:

„Chcemy skrócić czas przygotowania pierwszej wersji oferty z 60 do 20 minut.”

Etap 4 – przygotuj dobre instrukcje

Firma powinna określić:

• styl komunikacji,

• informacje, które można przekazywać AI,

• informacje, których nie wolno przekazywać,

• sposób sprawdzania wyników,

• kto zatwierdza rezultat.

Etap 5 – zmierz efekt

Porównujemy:

przed AI → po AI

Nie tylko czas pracy, ale także jakość i liczbę błędów.

12. Najważniejsze wyzwanie: AI może się mylić

ChatGPT potrafi przygotować bardzo przekonującą odpowiedź, która będzie nieprawidłowa.

Dlatego w firmie trzeba przyjąć zasadę:

AI przygotowuje – człowiek sprawdza i odpowiada.

Szczególnie dokładnej kontroli wymagają:

• dane finansowe,

• informacje prawne,

• dane techniczne,

• informacje o klientach,

• decyzje dotyczące pracowników,

• dokumenty wysyłane na zewnątrz firmy.

AI może przyspieszyć pracę eksperta, ale nie powinno automatycznie zastępować jego odpowiedzialności.

13. Drugie wyzwanie: dane firmowe

Pracownik powinien wiedzieć, jakich informacji może używać w ChatGPT.

Nie należy bez zastanowienia kopiować do AI:

• haseł,

• danych logowania,

• kluczy API,

• tajemnic przedsiębiorstwa,

• poufnych informacji klientów,

• danych osobowych,

• niepublicznych informacji finansowych.

OpenAI wskazuje, że w przypadku ChatGPT Go rozmowy mogą być wykorzystywane do ulepszania modeli, a użytkownik może wyłączyć takie wykorzystanie w ustawieniach kontroli danych. (Centrum Pomocy OpenAI)

Jeżeli firma chce stworzyć rozwiązanie dla większego zespołu z centralnym zarządzaniem, uprawnieniami i firmowymi zasadami bezpieczeństwa, warto rozważyć dedykowaną przestrzeń biznesową, zamiast traktować indywidualne konta Go jako pełny system firmowy.

14. A co z własnym GPT dla firmy?

To ważne rozróżnienie.

ChatGPT umożliwia korzystanie z istniejących niestandardowych GPT, ale na osobistych kontach, w tym Go, obecnie nie można tworzyć i publikować nowych GPT. Tworzenie i zarządzanie własnymi GPT jest dostępne w odpowiednich przestrzeniach roboczych, zależnie od planu i uprawnień. (Centrum Pomocy OpenAI)

Dlatego firma może rozpocząć od Go i nauczyć pracowników dobrego wykorzystania ChatGPT, ale przy bardziej zaawansowanym wdrożeniu może pojawić się potrzeba przejścia na rozwiązanie przeznaczone dla organizacji.

15. ChatGPT Go nie musi zastępować systemów firmowych

To bardzo ważna zasada.

ChatGPT nie powinien być traktowany jako zamiennik:

• CRM,

• ERP,

• księgowości,

• systemu magazynowego,

• systemu obsługi klienta,

• bazy dokumentów.

Może natomiast stać się warstwą inteligentną nad istniejącymi narzędziami.

Przykład:

CRM przechowuje dane klienta.

ChatGPT pomaga je przeanalizować.

ERP przechowuje dane sprzedażowe.

ChatGPT pomaga znaleźć wzorce i przygotować raport.

System dokumentów przechowuje umowy.

ChatGPT pomaga je porównać i wskazać najważniejsze zapisy.

To zupełnie inne podejście niż próba zastąpienia całej infrastruktury firmy jednym chatbotem.

16. Od prostego asystenta do systemu AI

Wdrożenie może rozwijać się stopniowo.

Poziom 1 – pracownik + ChatGPT

Pracownik sam wpisuje polecenia.

Poziom 2 – pracownik + pliki

ChatGPT analizuje dokumenty i dane firmy.

Poziom 3 – projekty

Firma organizuje pracę AI według konkretnych obszarów.

Poziom 4 – standardy

Powstają firmowe instrukcje:

„Jak korzystamy z AI w naszej firmie?”

Poziom 5 – integracje

AI zaczyna współpracować z innymi systemami i procesami.

Poziom 6 – automatyzacja

Niektóre zadania mogą być wykonywane automatycznie, a człowiek zajmuje się wyjątkami i decyzjami.

17. Najlepszy sposób na rozpoczęcie

Firma nie potrzebuje od razu wielkiego projektu AI.

Wystarczy znaleźć jedno zadanie, które pracownicy wykonują często i które zabiera dużo czasu.

Może to być:

• pisanie ofert,

• odpowiadanie na e-maile,

• analiza dokumentów,

• przygotowywanie raportów,

• tworzenie opisów produktów,

• analiza sprzedaży,

• przygotowywanie materiałów marketingowych,

• tworzenie instrukcji,

• obsługa powtarzalnych pytań klientów.

Następnie warto przez kilka tygodni sprawdzić, ile czasu rzeczywiście udało się zaoszczędzić i czy jakość pracy się poprawiła.

ChatGPT Go – mały koszt, duży eksperyment

Największą zaletą ChatGPT Go dla małej i średniej firmy jest właśnie niski próg wejścia.

Nie trzeba od razu budować własnego systemu sztucznej inteligencji. Można zacząć od pojedynczego pracownika, jednego procesu i jednego problemu.

Potem można przejść od pytania:

„Co ChatGPT może dla mnie napisać?”

do znacznie ważniejszego:

„Które procesy w naszej firmie możemy dzięki AI wykonywać szybciej, lepiej i taniej?”

I właśnie ta druga perspektywa jest początkiem prawdziwego wdrażania sztucznej inteligencji w przedsiębiorstwie.

ChatGPT Go nie jest kompletnym systemem AI dla firmy. Jest natomiast bardzo dobrym narzędziem do rozpoczęcia drogi od pojedynczego pracownika korzystającego z AI do firmy, w której sztuczna inteligencja staje się elementem codziennych procesów.

Uwaga: możliwości i limity planów ChatGPT mogą się zmieniać. Powyższy opis opiera się na aktualnych informacjach OpenAI dotyczących ChatGPT Go. (Centrum Pomocy OpenAI)